Arbeitszeit erfassen — was Betriebe schon heute müssen

Der häufigste Irrtum zur Arbeitszeiterfassung lautet: „Das kommt erst noch." Kommt es nicht. Es gilt bereits.

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Hergeleitet hat das Gericht die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz — im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Es brauchte dafür kein neues Gesetz, und es braucht auch heute keines: Wer keine Arbeitszeiten erfasst, erfüllt eine bestehende Pflicht nicht.

Was noch aussteht, ist die Konkretisierung. Für die Novelle des Arbeitszeitgesetzes liegt ein Referentenentwurf vor; er soll unter anderem regeln, in welcher Form aufgezeichnet wird, welche Ausnahmen für kleine Betriebe gelten und wie lange aufzubewahren ist. Abgeschlossen ist das Verfahren zum Zeitpunkt dieses Beitrags nicht. Für die Praxis heißt das: Die Pflicht steht, die Detailregeln kommen noch.

Was gilt, was kommt, was Spekulation ist

Diese drei Ebenen werden in Gesprächen regelmäßig vermischt — und aus der Vermischung entsteht das Abwarten. Sortiert sieht es so aus:

	Stand	Was daraus folgt
Pflicht zur Erfassung	Gilt seit 2022, unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG	Wer nicht erfasst, ist heute im Rückstand — nicht erst nach der Novelle
Objektiv, verlässlich, zugänglich	Aus EuGH und BAG abgeleitet, weitgehend unstrittig	Die Anforderungen an das System stehen schon fest
Elektronische Form, Fristen, Ausnahmen	Referentenentwurf, Verfahren nicht abgeschlossen	Details können sich ändern — das Ob nicht
Wochen- statt Tageshöchstarbeitszeit	Teil derselben geplanten Reform	Betrifft die Grenzen, nicht die Aufzeichnungspflicht

Die praktische Konsequenz: Ein Betrieb, der heute sauber erfasst, muss bei Inkrafttreten der Novelle höchstens eine Aufbewahrungsfrist nachziehen. Ein Betrieb, der wartet, hat in der Zwischenzeit Monate ohne Aufzeichnung — und die lassen sich nicht rückwirkend herstellen.

Was ein System leisten muss

Aus EuGH und BAG lassen sich drei Eigenschaften ableiten, über die kaum Streit besteht. Das System muss objektiv sein (nicht bloß eine Selbstauskunft im Nachhinein), verlässlich (nicht nachträglich spurlos änderbar) und zugänglich (Beschäftigte und Aufsicht können es einsehen).

Genau an diesen drei Punkten scheitern die verbreiteten Behelfslösungen — und zwar selten an einem, meist an allen dreien:

• Die Excel-Tabelle auf dem Netzlaufwerk erfüllt keinen davon zuverlässig. Wer sie öffnet, kann jede Zeile ändern, und niemand sieht später, dass jemand es getan hat.
• Der Stundenzettel im Ordner ist objektiv genug, aber weder auswertbar noch zugänglich, sobald jemand fragt, wie viele Überstunden im März angefallen sind.
• Die App, die nur der Chef auswerten kann, ist nicht zugänglich. Beschäftigte müssen ihre eigenen Zeiten einsehen können.
• Die Vertrauensarbeitszeit ohne jede Aufzeichnung ist kein vierter Weg. Vertrauensarbeitszeit regelt, wer über die Lage der Arbeitszeit entscheidet — nicht, ob sie aufgezeichnet wird.

Der Unterschied ist kein Software-Detail. Er entscheidet, ob deine Aufzeichnungen im Streitfall etwas wert sind — vor der Aufsicht, im Prozess um Überstunden, bei einer Betriebsprüfung.

Der Teil, den niemand auf dem Zettel hat: die Nachvollziehbarkeit

Erfassen ist die eine Hälfte. Die andere ist die Frage, was passiert, wenn ein Eintrag geändert wird — und der wird geändert, ständig. Jemand hat vergessen auszustempeln. Jemand war beim Kunden und trägt am nächsten Tag nach. Ein Zuschlag war falsch zugeordnet. Eine Pause wurde erst später genommen als geplant.

Ein Stundenzettel, den man korrigieren kann, ohne dass die Korrektur sichtbar wird, ist im Zweifelsfall wertlos: Er beweist nur, was zuletzt jemand hineingeschrieben hat. Deshalb gehört zur Zeiterfassung ein Protokoll, das jede Änderung mit altem Wert, neuem Wert, Zeitpunkt und Person festhält — nicht als Zusatzfunktion, sondern als Teil der Sache.

Wichtig ist dabei die Richtung: Das Protokoll ist kein Misstrauensinstrument gegen die Beschäftigten. Es schützt in beide Richtungen. Wer nachweisen will, dass er 14 Überstunden gearbeitet hat, braucht dieselbe unveränderte Spur wie der Betrieb, der belegen will, dass er sie ausgezahlt hat.

Bei uns ist das getrennt gebaut und trotzdem verbunden: Die Zeiterfassung nimmt die Zeiten auf, das Protokoll hält fest, wer wann was geändert hat, und Rollen & Rechte entscheiden, wer die Zeiten anderer überhaupt sehen darf. Die Lagerkraft sieht ihre eigenen Stunden, die Schichtleitung die ihres Teams, die Buchhaltung die Summen — das ist kein Häkchen, das man vergessen kann, sondern die Voreinstellung.

Zeiterfassung endet nicht bei der Stempeluhr

In den meisten Betrieben ist die erfasste Zeit nur der Anfang einer Kette. Sie hängt an der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich), an der Planung (wer ist wann eingeteilt) und an der Abrechnung (was geht in die Lohnbuchhaltung).

Wer diese Teile in drei getrennten Werkzeugen führt, verbringt jeden Monat einen Tag damit, sie gegeneinander abzugleichen — und zwar denselben Tag, jeden Monat, unbezahlt im Sinne von „taucht in keiner Rechnung auf". Die typischen Reibungspunkte:

• Ein genehmigter Urlaubstag steht im Urlaubskalender, aber die Zeiterfassung erwartet trotzdem Stunden und meldet eine Lücke.
• Eine Krankmeldung kommt per Nachricht an die Schichtleitung, nicht ins System — die Planung zeigt die Person weiter als eingeteilt.
• Ein Freizeitausgleich wird händisch vom Stundenkonto abgezogen, aber niemand notiert, aus welchem Monat er stammt.

Deshalb liegen Abwesenheit und Schichtplanung bei uns im selben System wie die Zeiterfassung, auf demselben Personalstamm: Ein genehmigter Urlaubstag steht in der Planung, und die Stunden dieses Tages werden nicht doppelt erwartet.

Der Fall, an dem es meistens hängt: mobile Arbeit

Die Betriebe, bei denen Erfassung wirklich schwierig ist, haben eines gemeinsam: Ihre Leute sind nicht dort, wo der Rechner steht. Monteure, Fahrer, Pflegekräfte, Bauleitung.

Für sie gilt dieselbe Pflicht — und für sie ist jede Lösung untauglich, die einen Schreibtisch voraussetzt. Ein Terminal am Betriebssitz erfasst die Zeit ab Ankunft, nicht ab Arbeitsbeginn beim ersten Kunden. Ein Stundenzettel, der abends abgetippt wird, ist eine Rekonstruktion, keine Aufzeichnung.

Praktisch heißt das: Die Erfassung muss auf dem Gerät funktionieren, das die Person ohnehin dabei hat, mit einer Hand, im Stehen, ohne stabile Verbindung. Was bei schlechtem Empfang lokal gespeichert und später übertragen wird, muss den Zeitpunkt der Erfassung tragen — nicht den der Übertragung.

Was du jetzt tun kannst

Unabhängig davon, wann die Novelle in Kraft tritt, sind vier Fragen heute beantwortbar:

1. Wird bei dir überhaupt erfasst — für alle, nicht nur für die Gewerblichen? Die Pflicht kennt keine Ausnahme für Angestellte im Büro.
2. Kann jemand eine Aufzeichnung ändern, ohne dass es sichtbar bleibt? Wenn ja, ist deine Aufzeichnung im Streitfall angreifbar.
3. Kommen deine Leute an ihre eigenen Zeiten? Wenn nicht, fehlt die Zugänglichkeit.
4. Funktioniert die Erfassung dort, wo gearbeitet wird? Wenn die Antwort „abends im Büro" ist, erfasst du nicht, du rekonstruierst.

Wer diese vier Punkte sauber hat, muss bei einer gesetzlichen Konkretisierung nichts umbauen — er stellt höchstens eine Frist nach. Wer sie nicht hat, hat schon heute ein Problem, unabhängig vom Gesetzgebungsverfahren.

Wenn du dabei ohnehin am Thema bist: Dieselben drei Eigenschaften — objektiv, verlässlich, zugänglich — entscheiden auch bei Prüffristen darüber, ob ein Nachweis im Ernstfall trägt. Und die Zugriffsseite davon steht im Beitrag über DSGVO in der Betriebssoftware.

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Stand: August 2026. Dieser Beitrag beschreibt unsere Lesart der Rechtslage und ist keine Rechtsberatung. Für deine konkrete Konstellation — Tarifbindung, Betriebsrat, Vertrauensarbeitszeit — frag bitte deine Anwältin oder deinen Anwalt.