Prüffristen nachweisen — wer prüft was, und wann

Es gibt in jedem Betrieb eine Schublade, in der die Prüfprotokolle liegen. Und es gibt eine Frage, die diese Schublade regelmäßig unbrauchbar macht: Wann wurde dieses Gerät zuletzt geprüft, und wann ist es wieder fällig?

Die Prüfung selbst ist meist unstrittig — es kommt jemand, misst, klebt eine Plakette. Der schwierige Teil ist der Nachweis: dass es lückenlos war, dass die Frist eingehalten wurde, dass es für dieses Gerät gilt und nicht für ein baugleiches. Wer im Schadensfall kein gültiges Protokoll vorlegen kann, hat ein Problem mit der Berufsgenossenschaft, mit dem Versicherer und unter Umständen persönlich.

Fristen sind keine feste Tabelle

Der häufigste Irrtum: „Alle vier Jahre, das steht so drin." So funktioniert es nicht.

Für elektrische Betriebsmittel gibt die DGUV Vorschrift 3 Richtwerte vor, aber die tatsächliche Frist hängt vom Einsatz ab. Ortsveränderliche Betriebsmittel liegen — je nach Beanspruchung, Umgebung und festgestellter Fehlerquote — typischerweise zwischen wenigen Monaten und zwei Jahren. Die Bohrmaschine auf der Baustelle ist nicht der Monitor im Büro, auch wenn beide einen Stecker haben. Wer die Fehlerquote niedrig hält, darf die Frist verlängern; wer Ausfälle hat, muss verkürzen.

Das ist keine Unschärfe der Vorschrift, sondern ihr Aufbau: Die Frist ist ein Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, keine Zahl, die man abschreibt. Genau deshalb kann sie sich auch ändern — nach oben wie nach unten — und genau deshalb muss sie am Gerät stehen und nicht in einem Rundschreiben.

Was alles unter „Prüfung" fällt

Die Elektrik ist nur ein Teil. Der Bestand, für den irgendjemand im Betrieb eine Frist im Kopf haben müsste, ist deutlich größer:

Gegenstand	Typische Grundlage	Was der Nachweis zeigen muss
Elektrische Betriebsmittel	DGUV V3 / BetrSichV	Gerät, Prüfdatum, Prüfergebnis, prüfende Person
Leitern und Tritte	BetrSichV, DGUV Information	Regelmäßige Prüfung plus Sichtprüfung vor Gebrauch
Regale und Lagereinrichtungen	DGUV Regel, DIN EN 15635	Jährliche Inspektion, dokumentierte Schäden und Freigaben
Lastaufnahmemittel, Anschlagmittel	BetrSichV, DGUV V54	Ablegereife, Prüfergebnis je Einzelstück
Tore und kraftbetätigte Türen	ASR, Herstellervorgabe	Regelmäßige Prüfung durch Sachkundige
Feuerlöscher, Brandschutz	ASR A2.2, Sachversicherer	Wiederkehrende Prüfung, Standortnachweis
Fahrzeuge	UVV zusätzlich zu HU/AU	Jährliche Prüfung, unabhängig von der Hauptuntersuchung

Jede Gruppe hat ihre eigene Grundlage und ihren eigenen Rhythmus. Das Ergebnis ist eine Frage, die keine dieser Tabellen beantwortet: Was von unserem Bestand ist in den nächsten 30 Tagen fällig?

Der Nachweis hängt am Gerät, nicht am Termin

Der übliche Aufbau ist ein Kalendereintrag: „DGUV-Prüfung, Mai." Der sagt, dass geprüft wurde, aber nicht, was. Sobald jemand ein Gerät aussortiert, eins dazukauft oder eins in eine andere Niederlassung bringt, stimmt der Termin nicht mehr mit dem Bestand überein.

Andersherum trägt es: Jedes Gerät ist ein Eintrag, jeder Eintrag trägt seine Frist, und die Frist erzeugt den Termin — nicht umgekehrt. Dann ist der Nachweis kein Suchvorgang, sondern eine Eigenschaft des Geräts.

Genau so ist es bei uns geschnitten. Anlagen & Geräte führt den Bestand: was gehört uns, wo steht es, wem ist es zugeordnet. Prüfungen hängt die wiederkehrenden Fristen daran und hält fest, wer wann mit welchem Ergebnis geprüft hat. Wartung macht dasselbe für den geplanten Unterhalt, der keine Rechtspflicht ist, aber denselben Mechanismus braucht. Und Schäden ist der Weg zurück: Wer einen Defekt meldet, meldet ihn an dem Gerät, das die Prüfhistorie trägt.

Diese letzte Verbindung wird meist unterschätzt. Eine Schadensmeldung ist die ehrlichste Quelle für die Fehlerquote — und die Fehlerquote ist genau das, woraus sich die nächste Frist ergibt. Wer Schäden in einem Chat meldet und Prüfungen in einem Ordner ablegt, hat die beiden Hälften derselben Information an zwei Orten, die sich nie treffen.

„In 30 Tagen fällig" muss von selbst kommen

Eine Frist, die man nachschlagen muss, wird irgendwann nicht nachgeschlagen. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Eigenschaft von Listen: Sie melden sich nicht.

Deshalb gehört zu Prüffristen zwingend das, was sie sichtbar macht, bevor sie reißen — bei uns die Fälligkeits-Timeline im Dashboard (überfällig / diese Woche / später) und Benachrichtigungen, die an die zuständige Person gehen statt an eine Sammeladresse, die niemand liest.

Der praktische Unterschied ist banal und groß zugleich: Du fragst nicht mehr „ist noch alles geprüft?", sondern du wirst gefragt, wenn etwas fällig wird.

Der Vorlauf ist dabei kein Detail. Eine Meldung am Tag des Ablaufs ist nutzlos, wenn der externe Prüfdienst drei Wochen Vorlauf braucht. Sinnvoll ist eine Staffel: früh genug für die Terminierung, noch einmal kurz davor, und danach so lange sichtbar überfällig, bis es erledigt ist.

Wer prüfen darf, und wer nur eintragen

Ein Detail, das oft zu spät auffällt: Prüfen und Dokumentieren sind verschiedene Rollen. Die Prüfung machen befähigte Personen — teils intern, teils ein externer Dienstleister. Eintragen soll aber auch der Meister dürfen, der das Protokoll in die Hand gedrückt bekommt. Und einsehen sollte jeder dürfen, der mit dem Gerät arbeitet.

Wenn diese Rechte nicht getrennt sind, passiert eines von beidem: Entweder darf nur eine Person etwas eintragen (dann staut es sich bei ihr, und im Urlaub steht es still), oder alle dürfen alles (dann ist der Nachweis angreifbar, weil ihn jeder nachträglich hätte ändern können). Rollen & Rechte trennt das, und Externe Zugänge gibt dem Prüfdienstleister genau den Ausschnitt, den er braucht — ohne Zugang zum Rest des Betriebs.

Der externe Zugang ist dabei mehr als Bequemlichkeit. Solange der Dienstleister Protokolle per E-Mail schickt, entsteht die Lücke zwischen „geprüft" und „dokumentiert" immer an derselben Stelle: im Postfach der Person, die gerade nicht da war.

Woran du erkennst, ob dein Nachweis trägt

Vier Fragen, die in fünf Minuten beantwortbar sein sollten:

1. Was ist in den nächsten 30 Tagen fällig? Wenn dafür jemand eine Liste durchgehen muss, ist es keine Fristenverwaltung, sondern eine Erinnerung an eine Frist.
2. Zu einem beliebigen Gerät: wann zuletzt geprüft, von wem, mit welchem Ergebnis? Wenn die Antwort in einem Ordner liegt, existiert sie im Schadensfall praktisch nicht.
3. Was ist seit der letzten Prüfung dazugekommen? Neuzugänge ohne erste Prüfung sind die häufigste echte Lücke — nicht die vergessene Wiederholung.
4. Woraus ergibt sich eure Frist? Wenn niemand die Gefährdungsbeurteilung benennen kann, aus der die Zahl stammt, ist die Zahl geraten — und im Zweifel die falsche.

Punkt 3 lohnt einen eigenen Blick: Vergessene Wiederholungen fallen auf, weil die Plakette abläuft. Ein Gerät, das nie in der Liste stand, fällt niemandem auf — bis es kaputtgeht. Deshalb ist der Bestand, nicht der Kalender, der richtige Ausgangspunkt.

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Stand: August 2026. Dieser Beitrag ordnet die Praxis ein und ersetzt keine Fachkunde. Welche Fristen für deinen Bestand konkret gelten, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und den einschlägigen Vorschriften — im Zweifel mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit klären.