Inventur

Zählen & Nachzählen

Der Zählmodus ist bewusst blind: die zählende Person sieht den Soll-Wert nicht, sondern scannt den Barcode und tippt die gezählte Menge — so wird nicht „auf den Sollwert hin“ gezählt. Ab der eingestellten Abweichungs-Schwelle muss ein Differenzgrund aus dem Katalog gewählt werden (Schwund, Bruch, Fehlbuchung, Falschlieferung, Diebstahl, Verderb) — genau die Auswertung, die dich interessiert. Große Abweichungen kennzeichnest du zur Nachzählung durch eine zweite Person; erst wenn die Nachzählmenge vorliegt, lässt sich der Vorgang abschließen. Werden Lebensmittel gezählt, erfasse Charge/Los und MHD je Zeile (Rückverfolgbarkeit).

Abschließen & Buchen

„Abschließen“ ist keine Statusnotiz, sondern ein Vorgang: es prüft, dass jede Zählzeile erfasst und jede markierte Nachzählung erledigt ist, bucht für jede verknüpfte Position mit Abweichung eine Bestandskorrektur (ADJUST) ins Bestands-Ledger — mit Referenz auf diese Inventur und Pflicht-Grund — und sperrt danach die Inventur als Beleg. Das Abschließen ist ein eigenes Recht (Vier-Augen-Prinzip): wer zählt, muss nicht abschließen dürfen. Eine abgeschlossene Inventur ist unveränderbar; korrigiere nicht durch Löschen, sondern lege bei Bedarf eine neue Inventur an. Fehlerhafte Entwürfe stornierst du über den Status „Abgebrochen“ statt sie zu löschen.

Rechtliche Anforderungen

Die Inventur ist handels- und steuerrechtlich vorgeschrieben. Nach HGB §240 muss jede:r Kaufmann zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar (Bestandsverzeichnis nach Art, Menge und Wert) durch körperliche Bestandsaufnahme aufstellen. HGB §241 lässt vereinfachte Verfahren zu: Stichprobeninventur (§241 Abs. 1, anerkannte statistische Verfahren), permanente Inventur (§241 Abs. 2, laufende Fortschreibung) und verlegte Inventur (§241 Abs. 3, Zählung bis drei Monate vor bzw. zwei Monate nach dem Stichtag mit wertmäßiger Fortschreibung) — wähle das passende Verfahren im Feld „Inventurverfahren“, es bestimmt Fristen und Nachweis. Inventare und die zugrunde liegenden Zähl-Unterlagen sind nach HGB §257 i. V. m. AO §147 zehn Jahre aufzubewahren („Aufbewahren bis“). GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit: eingefrorener Soll-Wert, dokumentierte Differenz mit Grund, Zeitstempel und Person je Zählzeile, Storno statt Löschen. Kleine Einzelkaufleute unterhalb der Schwellen des §241a HGB / §141 AO (seit 2024: 800.000 € Umsatz bzw. 80.000 € Jahresüberschuss) können von Buchführung und Inventar befreit sein — die Pflicht gilt also nicht ausnahmslos. Werden Lebensmittel inventarisiert, sind Charge/Los und MHD mitzuzählen (LMIV VO (EU) Nr. 1169/2011 i. V. m. VO (EG) Nr. 178/2002, Rückverfolgbarkeit). Hinweis: die Zuordnung „wer hat wo gezählt“ ist Leistungsdatum und kann mitbestimmungsrelevant sein (ggf. mit dem Betriebsrat klären).

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