Bestellwesen

Tipps

Der Tab „Offen“ zeigt nur laufende Bestellungen (Entwurf, Bestellt, Teilweise) – ideal für die tägliche Beschaffung. Über die Filter nach Status und Lieferant findest du schnell die richtige Bestellung. Im Kalender siehst du die erwarteten Liefertermine auf einen Blick; überfällige Lieferungen werden rot markiert. Trifft Ware nur teilweise ein, setze den Status auf „Teilweise“, bis alles da ist.

Rechtliche Anforderungen

Bestellungen sind Einkaufsbelege bzw. Handelsbriefe und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach HGB §257: empfangene und abgesandte Handelsbriefe sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege zehn Jahre. Trage dazu im Abschnitt „Aufbewahrung/Nachweis“ unter „Aufbewahren bis“ das Ende der Aufbewahrungsfrist ein – maßgeblich ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die Bestellung entstanden ist. Erst danach darf der Datensatz gelöscht werden. Nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) müssen Bestellungen nachvollziehbar und unveränderbar bleiben: korrigiere fehlerhafte oder stornierte Bestellungen nicht durch Löschen, sondern setze den Status auf „Storniert“ und lege bei Bedarf eine neue Bestellung an (Storno statt Löschen). Die Felder „Angelegt von“ und „Geändert von“ sowie „Angenommen von“ und „Erhalten am“ machen Erfassung, Änderung und Wareneingang nachvollziehbar. Werden Lebensmittel bestellt, beachte zusätzlich die Kennzeichnungs- und Informationspflichten der Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV, EU 1169/2011) sowie die Rückverfolgbarkeit nach der EU-Basisverordnung (EG 178/2002).

Was Sie hier tun

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• ✓Status setzen
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