Bestellwesen
Hier beschaffst du bei deinen Lieferanten – vom Entwurf über die Freigabe bis zum Wareneingang. Positionen, Summe und Liefertermin laufen dabei sauber mit.
Live-Vorschau — echte Ansicht mit Beispieldaten
M27 · Bestellwesen
| Bestellnr. | Lieferant | Erwartet | Summe |
|---|---|---|---|
| DZ-5510 | Eintrag 1 | 8.6.2026 | Eintrag 4 |
| DZ-1042 | Position 2 | 19.6.2026 | Position 5 |
| DZ-2087 | Datensatz 3 | 30.6.2026 | Datensatz 6 |
| DZ-3391 | Eintrag 4 | 11.7.2026 | Eintrag 7 |
| DZ-4408 | Position 5 | 22.7.2026 | Position 8 |
Kein Screenshot: dieselbe Oberfläche, die du im Betrieb bekommst.
Der Beschaffungsfluss
Eine Bestellung durchläuft feste Schritte: Über „Bestellung anlegen“ wählst du einen Lieferanten und legst den erwarteten Liefertermin fest. In der Detailansicht fügst du Positionen hinzu – Einkaufspreis, Steuersatz und Einheit werden aus dem Artikel vorgeschlagen, die Summe (Netto/Steuer/Brutto) rechnet sich selbst. Mit „Zur Freigabe einreichen“ geht der Entwurf in die Genehmigung; nach der Freigabe löst du ihn mit „Bestellung auslösen“ aus. Trifft die Ware ein, buchst du den Wareneingang – ganz oder je Position. Status „Teilweise“ und „Erhalten“ ergeben sich dabei automatisch aus den gebuchten Mengen.
Freigabe (Vier-Augen-Prinzip)
Wer Bestellungen erfasst, gibt sie nicht selbst frei: Die Freigabe ist eine eigene Fähigkeit. In den Einstellungen legst du eine Bagatellgrenze fest – kleine Bestellungen bis zu diesem Betrag gelten mit dem Einreichen als freigegeben, größere brauchen eine ausdrückliche Genehmigung. Im Tab „Zur Freigabe“ findest du alle wartenden Bestellungen. Freigeben oder ablehnen mit Begründung ist protokolliert (wer, wann).
Wareneingang & Abgleich
Jeder Wareneingang ist eine unveränderliche Buchung gegen eine Position – Teillieferungen kumulieren zu „bestellt / erhalten / offen“ je Position. Buche „Vollständig erhalten“ für den ganzen Auftrag oder „Wareneingang buchen“ für eine einzelne Position mit Menge, Zustand (in Ordnung / beschädigt / Mindermenge) und Charge/Los. Die gebuchten Eingänge stehen im Abschnitt „Wareneingänge“; der Bestellstatus folgt den Mengen automatisch.
Rechtliche Anforderungen
Bestellungen sind Einkaufsbelege bzw. Handelsbriefe und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach HGB §257 / AO §147: empfangene und abgesandte Handelsbriefe in der Regel sechs Jahre, Buchungsbelege zehn Jahre, gerechnet ab Schluss des Entstehungsjahres. Trage das Fristende unter „Aufbewahren bis“ ein – erst danach lässt sich der Datensatz löschen; davor gilt Storno statt Löschen (GoBD). Fehlerhafte oder abgesagte Bestellungen setzt du auf „Storniert“ und legst bei Bedarf eine neue an. Wer angelegt, geändert, freigegeben und angenommen hat, wird protokolliert; Wareneingänge sind unveränderlich. Bei Wareneingang gilt die Untersuchungs- und Rügepflicht nach HGB §377 – halte einen beschädigten oder zu geringen Eingang über Zustand und Charge fest. Werden Lebensmittel bestellt, beachte zusätzlich die Kennzeichnungspflichten der LMIV (EU 1169/2011) und die Rückverfolgbarkeit nach der EU-Basisverordnung (EG 178/2002); die Charge/Los erfasst du am Wareneingang.
Was drin ist
- Bestellungen
- Liefertermine
- Bestellung anlegen
- Übersicht
- Zur Freigabe einreichen
- Freigeben
- Ablehnen
- Bestellung auslösen
- Vollständig erhalten
- Wareneingang buchen
- Stornieren
Steckt zusammen mit
Andere Bausteine aus demselben Bereich.
Bestand
Hier führst du den gebuchten Bestand je Artikel, Lagerort und Charge: verfügbare Menge (vorhanden minus reserviert), Lagerplatz, Bestandswert und ab welcher Menge nachbestellt werden muss. Jede Mengenänderung ist eine Buchung.
M35Inventur
Inventuren sind deine körperlichen Zähl-Vorgänge je Lagerort: du frierst zum Stichtag den Soll-Bestand aus der Bestandsführung ein, zählst jede Position (idealerweise per Scan), begründest Abweichungen und buchst die Differenz beim Abschließen als Korrektur ins Bestands-Ledger. So bleibt der Buchbestand mit der Realität in Einklang — nachvollziehbar und revisionssicher.
M36Wareneingang
Hier nimmst du Lieferungen von Lieferanten an: mit Bezug auf Lieferant und Bestellung, den tatsächlich eingegangenen Positionen, ihrem Zustand und dem Einlagerungsziel. Mit dem Abschließen wird der Bestand gebucht.