Daten aus dem alten System holen

Die Frage kommt in jedem zweiten Gespräch, meistens gegen Ende: „Und was ist mit unseren Daten?"

Dahinter steckt selten Neugier auf das Dateiformat. Dahinter steckt die Erfahrung, dass genau an dieser Stelle schon einmal ein Projekt hängengeblieben ist — oder die Sorge, dass am Ende jemand 3.000 Artikel abtippt.

Was ein Umzug wirklich schwer macht

Nicht die Menge. 5.000 Kunden sind für einen Import keine Herausforderung, 50.000 auch nicht. Schwer sind drei andere Dinge:

Gewachsene Felder. In der Spalte „Bemerkung" steht seit zwölf Jahren alles, was sonst nirgends hinpasste: Lieferhinweise, Telefonnummern, „Achtung — nur Vorkasse!", ein Kündigungsdatum. Kein Import der Welt kann das automatisch aufteilen, und es ist auch nicht klug, es zu versuchen: Was ein Freitext bedeutet, weiß nur der Betrieb.

Dubletten. „Müller GmbH", „Mueller GmbH", „Müller G.m.b.H." — drei Einträge, eine Firma. Und manchmal eben doch drei Firmen. Diese Entscheidung darf keine Software allein treffen, sie kann sie nur vorbereiten.

Halbe Wahrheiten. Der Bestand in der Tabelle stimmt seit der letzten Inventur nicht mehr. Die Kontaktperson ist seit zwei Jahren nicht mehr im Haus. Wer solche Daten ungefiltert überträgt, hat danach dieselben Fehler in einem neueren System — nur schwerer erkennbar, weil sie jetzt ordentlich aussehen.

Dazu kommen die kleinen Formatfallen, die jeden Import an derselben Stelle stolpern lassen:

Was in der Datei steht	Was daraus wird, wenn niemand hinsieht
01.03.26	1. März 2026 — oder 3. Januar, je nach Herkunft der Datei
0171 1234567	Führende Null weg, Telefonnummer als Zahl
1.250,00 und 1,250.00 in derselben Spalte	Faktor 1000 daneben
Artikelnummer 00734	734, und die Zuordnung zum Lieferanten geht verloren
Umlaute aus einem Altsystem	Müller statt Müller, in jeder Zeile
Leerzeichen am Feldende	Zwei Kunden, die identisch aussehen und es nicht sind

Nichts davon ist dramatisch — solange es auffällt, bevor 20.000 Zeilen geschrieben sind.

Was ein Import leisten muss

Aus diesen Punkten folgt, was ein brauchbarer Import können muss — und was er bewusst nicht tun sollte.

• Vorschau vor dem Schreiben. Du siehst, was ankommen würde, bevor irgendetwas gespeichert ist. Ein Import, der direkt schreibt, ist ein Import, den man nur einmal falsch macht.
• Zuordnung, die du bestimmst. Welche Spalte deiner Datei in welches Feld geht, entscheidest du. Erraten darf das System einen Vorschlag, mehr nicht.
• Fehler pro Zeile, nicht als Gesamtabbruch. 30 Zeilen mit falschem Datumsformat dürfen nicht die anderen 2.970 blockieren. Du korrigierst die 30 und lädst sie nach.
• Wiederholbar. Der erste Durchlauf ist immer ein Test. Der zweite auch. Erst der dritte gilt.
• Nachvollziehbar. Nach dem Import steht fest, wer wann was eingespielt hat — im Protokoll, nicht im Gedächtnis.

Bei uns macht das Datenimport: CSV und Excel im Selbstbedienungsverfahren, mit Vorschau, Spaltenzuordnung und zeilenweiser Rückmeldung. Für größere Umzüge — eine Datenbank aus einem Altsystem, mehrere verknüpfte Bestände, echte Bereinigung — übernehmen wir das auf Wunsch als begleitete Migration. Der Unterschied ist nicht die Technik, sondern wer die Entscheidungen trifft: im Selbstbedienungsfall du, im begleiteten Fall wir gemeinsam.

Die Reihenfolge, die funktioniert

Ein Umzug hat eine natürliche Abfolge, und wer sie umdreht, arbeitet doppelt.

1. Stammdaten zuerst — Kunden, Artikel, Lieferanten, Mitarbeiter, Geräte. Alles andere hängt daran. Ein Auftrag ohne Kunden ist keine halbe Zeile, sondern gar keine.
2. Dann die offenen Vorgänge. Was heute läuft, muss mit: offene Aufträge, laufende Projekte, anstehende Fristen.
3. Historie zuletzt — und nur, was du wirklich brauchst. Abgeschlossene Vorgänge aus zehn Jahren sind selten die Antwort auf eine Frage, die dir morgen gestellt wird. Für Nachweispflichten reicht oft ein Export im alten Format, sauber archiviert.

Der Punkt bei Nummer 3 ist nicht Bequemlichkeit. Jede Zeile Historie, die du mitnimmst, musst du verstehen, zuordnen und danach mitschleppen. „Alles mitnehmen" klingt sicher und ist die häufigste Ursache für Umzüge, die nie fertig werden.

Es gibt eine ehrliche Ausnahme: Daten, die du aus rechtlichen Gründen im Zugriff halten musst und die im Altsystem nicht mehr lesbar bleiben, weil die Lizenz endet. Dann geht es nicht um Historie, sondern um Archivierung — und die Frage lautet nicht „wie kommt es ins neue System", sondern „in welchem Format ist es in zehn Jahren noch lesbar".

Der Test, den man vorher machen sollte

Bevor irgendetwas produktiv geht: Nimm 20 Zeilen. Nicht 20 schöne — 20 typische, inklusive der zwei hässlichen, die dir sofort einfallen. Spiel sie ein, sieh dir das Ergebnis an, und lies die Freitextfelder.

Wenn diese 20 sauber ankommen, kommen 20.000 auch sauber an. Wenn nicht, hast du eine Frage gefunden, die du vorher klären wolltest — an 20 Zeilen, nicht an deinem gesamten Bestand.

Konkret gehören in die Auswahl:

• der Kunde mit dem längsten Bemerkungsfeld,
• der Artikel mit Sonderzeichen im Namen,
• ein Datensatz, den ihr intern für „kaputt" haltet,
• eine der mutmaßlichen Dubletten,
• ein Eintrag, der seit Jahren nicht angefasst wurde.

Was nach dem Import passiert

Ein Umzug ist nicht der Tag, an dem die Datei durchläuft, sondern die zwei Wochen danach. In dieser Zeit fällt auf, was formal korrekt und inhaltlich falsch angekommen ist — die Adresse, die zum falschen Standort gehört; die Kategorie, die im Altsystem etwas anderes bedeutete.

Deshalb lohnt es sich, den alten Stand während dieser Zeit lesbar zu halten (Export, nicht Weiterbetrieb) und eine Person zu benennen, bei der solche Funde landen. Nicht als Projekt, sondern als Sammelstelle für zwei Wochen.

Und der eigentliche Grund, warum das bei uns funktioniert, hat nichts mit dem Import zu tun: Deine Daten landen in einer eigenen Datenbank, nicht in einer gemeinsamen mit einer Kundennummer daneben. Ein Testlauf betrifft dich — und niemanden sonst. Und wenn du irgendwann wieder umziehen willst, liegt dein Bestand als abgeschlossene Einheit vor.