Stammdaten
Hier pflegst du die festen Stammdaten deines Fuhrparks: Standorte, Partner & Kontakte, Geräte sowie Ressourcen & Berechtigungen wie Tankkarten oder Lizenzen.
Live-Vorschau — echte Ansicht mit Beispieldaten
M41 · Stammdaten
| Typ | Nummer / Bezeichnung | Anbieter | Geltungsbereich | Fahrzeug | Fahrer | Gültig bis | Aktiv |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Erledigt | DZ-1042 | Position 5 | Eintrag 4 | HH-IJ 5510 | Kraus Logistik | 7.6.2026 | ✓ |
| Geprüft | DZ-2087 | Datensatz 6 | Position 5 | M-AB 1024 | Bauer & Co. | 18.6.2026 | — |
| Offen | DZ-3391 | Eintrag 7 | Datensatz 6 | M-CD 2087 | Wolf Spedition | 29.6.2026 | ✓ |
| In Arbeit | DZ-4408 | Position 8 | Eintrag 7 | B-EF 3391 | Roth Handel | 10.7.2026 | — |
| Erledigt | DZ-5510 | Datensatz 9 | Position 8 | K-GH 4408 | Meyer GmbH | 21.7.2026 | ✓ |
Kein Screenshot: dieselbe Oberfläche, die du im Betrieb bekommst.
Was du hier tust
Über 'Anlegen' und 'Bearbeiten' erfasst du Standorte (Name, Code, Adresse), Partner & Kontakte (Kategorie, Telefon, Kurzwahl), Geräte (Bezeichnung, Seriennr./IMEI) und Ressourcen wie Tankkarten oder Lizenzen. Ressourcen und Geräte kannst du einem Fahrzeug oder Fahrer zuordnen; bei Ressourcen trägst du Anbieter, Geltungsbereich und Gültigkeit ein.
Status & Typen
Der Typ (z. B. Tankkarte, Lizenz, Genehmigung bei Ressourcen; Depot, Werkstatt, Übergabepunkt bei Standorten) wird als Badge angezeigt und gruppiert die Ressourcenliste. „Gültig bis“ wird hervorgehoben, wenn das Datum überschritten ist – so siehst du abgelaufene Karten oder Genehmigungen sofort; die Reiter „Läuft bald ab“ (nächste 90 Tage) und „Abgelaufen“ bündeln die Fristen. Der eigene Status (Aktiv, Gesperrt, Verloren, Gestohlen, Ausgesetzt, Widerrufen) macht z. B. eine verlorene Tankkarte sichtbar – feiner als „Aktiv/Inaktiv“, mit dem du Einträge nur aus- und einblendest. Über „Status setzen“ meldest du eine Karte in einem Schritt als gesperrt oder verloren.
Tipps
Standorte zuerst anlegen – Partner, Geräte und Ressourcen lassen sich dann sauber darauf verweisen. Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind Admin und Disposition vorbehalten; Fahrer sehen nur Partner & Kontakte und Standorte. Bei Partnern steuern 'Sichtbar für Rollen' und 'Reihenfolge', wer den Kontakt sieht und an welcher Position er erscheint.
Rechtliche Anforderungen
Stammdaten zu Ressourcen und Berechtigungen sind oft nachweispflichtig – überwache die Fristen aktiv. Güterkraftverkehr: Erlaubnis nach § 3 GüKG bzw. EU-Gemeinschaftslizenz nach VO (EG) 1072/2009 – das Original bleibt im Betrieb, eine beglaubigte Abschrift muss im Fahrzeug mitgeführt werden (Geltung bis zu 10 Jahre). Gefahrgut/ADR: ADR-Schulungsbescheinigung der Fahrer (5 Jahre gültig) und ADR-Zulassungsbescheinigung für Tank-/Gefahrgutfahrzeuge; zusätzlich ist ein Gefahrgutbeauftragter zu bestellen (GbV). Diese Nachweise als „Lizenz“/„Genehmigung“ führen. Großraum-/Schwertransport: Erlaubnis bzw. Ausnahmegenehmigung nach §§ 29 Abs. 3, 46 StVO – fahrzeug-, strecken- und zeitbezogen befristet. Hinterlege bei Lizenz/Genehmigung die ausstellende Behörde und das Dokument (der eigentliche Nachweis). Nutze „Gültig bis“, die Ablauf-Reiter und die Erinnerungs-Vorlaufzeit, damit nichts unbemerkt abläuft – ein abgelaufenes Dokument im Einsatz kann ein Bußgeld nach sich ziehen. Tankkarten selbst sind nicht meldepflichtig, die zugehörigen Belege aber Buchungsbelege nach § 147 AO (8 Jahre aufzubewahren).
Datenschutz & Sichtbarkeit
Dieses Modul verknüpft personenbezogene Daten (z. B. der zugeordnete Fahrer einer Tankkarte oder eines Geräts). Es gilt Datenminimierung (DSGVO Art. 5): Personennamen werden ausschließlich über das datenschutzsichere Verzeichnis (Vor-/Nachname) angezeigt – niemals PIN, E-Mail oder Telefon aus dem Mitarbeiterprofil. Abschnitte mit Personenbezug (Zuordnung/Kopplung) sind auf Admin und Disposition beschränkt; Fahrer sehen sie nicht. Das Feld „Sichtbar für Rollen“ bei Partnern schränkt die Sicht NUR EIN, es erweitert sie nie über die Lese-Berechtigung hinaus: ein leeres Feld bedeutet „keine zusätzliche Einschränkung“, ein gefülltes Feld blendet den Kontakt für alle nicht genannten Rollen aus. Notfall- und interne Kontakte bewusst nur dort freigeben, wo sie gebraucht werden – ein EMERGENCY-Kontakt muss nicht zwingend an alle Fahrer ausgespielt werden. Werden Geräte-Standorte oder „Zuletzt gesehen“ mit einem Fahrer verknüpft ausgewertet, ist das eine technische Einrichtung zur Verhaltens-/Leistungskontrolle (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und setzt eine Betriebsvereinbarung voraus.
Was gehört hierher (und was nicht)
Dieses Modul ist der Referenz-Hub, nicht das Universalregister – jede Wahrheit hat genau einen Ort. Bediengeräte (Tablets, Smartphones) gehören ins Modul „Tablets“; hier führst du nur Nicht-Bediengeräte wie Tracker, Scanner, Sensorik oder Telematik-Boxen. „Partner & Kontakte“ ist ein Fahrer-Telefonbuch (Kurzwahl, Notfall- und Behördenkontakte), kein Kunden- oder Lieferantenstamm: Kunden pflegst du im Modul „Kunden“, Lieferanten unter „Lieferanten“, Werkstätten unter „Termine & Werkstätten“. „Standorte“ sind leichte Geo-Referenzpunkte für den Betrieb (Depot, Übergabepunkt, Kundenstandort) – verwaltete Immobilien mit Vertrag, Flächen und Mietern gehören ins Modul „Objekte“. Anhänger und Auflieger sind keine Ressourcen, sondern Fahrzeuge (Modul „Fahrzeuge“, Typ Anhänger).
Was drin ist
- Ressourcen & Berechtigungen
- Ressourcen – Ablauf
- Ressource bearbeiten
- Standorte
- Standort bearbeiten
- Partner & Kontakte
- Partner bearbeiten
- Geräte
- Gerät bearbeiten
- Ressource anlegen
- Aktiv/Inaktiv
- Typ setzen
- Standort anlegen
- Partner anlegen
- Kategorie setzen
- Gerät anlegen
- Status setzen (sperren / Verlust)
- Halter wechseln
Steckt zusammen mit
Andere Bausteine aus demselben Bereich.
Anlagen & Geräte
Das Register aller Anlagen und Geräte – Maschinen, technische Anlagen, Werkzeuge, IT – mit Foto, QR-Etikett, Standort, Verantwortlichen, Ausleihe, Wartungs-/Prüffristen und Wert.
M08Artikel & Produkte
Das Register aller Artikel und Produkte – mit Bild, Artikelnummer, Kategorie, Varianten, Preis, Bestand und Lieferant.
M09Aufgaben
Aufgaben sind das „Wer macht was bis wann“ über alle Bereiche hinweg – als Kanban-Board nach Status oder als Liste.
M10Befragungen
Mit Befragungen baust du eigene Fragebögen mit Seiten, Medien und Sprungregeln, stellst ein, wie anonym geantwortet wird und wie Teilnehmende hereinkommen, und verteilst sie intern oder per Link. Antworten laufen als Verlauf auf; Schwellenwerte lösen Hinweise aus.