Lieferbestätigung

Abweichungen und die Disposition

Zugestellte Sendungen gelten automatisch als erledigt. Jede Abweichung – Teillieferung (wie viele Packstücke von wie vielen), Verweigerung (mit Grund), Schaden (mit Art und Umfang) oder ein Fehlversuch (niemand angetroffen, mit Benachrichtigungskarte, Ablageort und geplantem Zweitversuch) – bleibt offen und landet im Tab „Unbearbeitet“. Die Disposition arbeitet sie dort ab und markiert sie über „Abweichung erledigt“ mit einer Notiz als bearbeitet.

Rückschreiben in Auftrag und Tour

„Zustellung abschließen“ schreibt eine erfolgreiche Ablieferung in den Transportauftrag zurück (Status Zugestellt) und schließt – falls die Disposition mitgebucht ist – den zugehörigen Tour-Stopp ab. Mit dem Abschluss wird der Beleg festgeschrieben (aufbewahrungspflichtiges Beweismittel) und ist danach nicht mehr korrigierbar; bis dahin darf die anlegende Person ihren eigenen Beleg noch nachbessern.

Datenschutz (DSGVO)

Der Beleg enthält Namen und Unterschrift einer dritten Person (der Empfänger ist meist nicht Kunde des Mandanten), Fotos und Geodaten – das personenbezogenste Dokument der Logistik-Kette. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. das berechtigte Interesse am Abliefernachweis. Fotografiere nur die Ware und ihren Zustand, keine Personen, Gesichter oder Kennzeichen. Belege sind nur für Backoffice und Disposition vollständig sichtbar; Fahrer:innen sehen nur ihre eigenen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Belege zu löschen.

Rechtliche Anforderungen

Im grenzüberschreitenden Straßengüterverkehr gilt das CMR-Übereinkommen: der Beleg muss sich dem CMR-Frachtbrief zuordnen lassen (Feld „CMR-Frachtbrief“). Sichtbare Mängel sind BEI der Ablieferung ausdrücklich vorzubehalten (CMR Art. 30 / HGB §438), verdeckte Mängel binnen 7 Tagen – nutze dafür „Vorbehalt“ und „Mit Schaden“, nicht nur die Notiz. Halte über das Feld „Fahrer“ fest, wer zugestellt hat (Nachweis der ausführenden Person). Unterschrift, Zeit, Ort und Foto wirken nur zusammen als Nachweis – deshalb kommt der Erfassungszeitpunkt vom Gerät und jede Änderung am Beleg wird unveränderlich protokolliert (Änderungshistorie). Ablieferbelege sind Handelsbriefe/Buchungsbelege und mindestens für die handels- und steuerrechtlichen Fristen aufzubewahren (§257 HGB / §147 AO, i. d. R. 10 Jahre); zusätzlich laufen die Verjährungsfristen aus dem Beförderungsvertrag (CMR Art. 32: 1 Jahr, bei Vorsatz 3 Jahre). Abgeschlossene Belege werden daher innerhalb der Frist nicht gelöscht.

Steckt in diesen Paketen

• Spedition — komplettFür Speditionen: Aufträge, Disposition, ePOD, Schäden, Fahrer & Zeiten in einem.