Lieferanten

Tipps

Erfasse die Konditionen strukturiert (Zahlungsziel in Tagen, Skontosatz und -frist getrennt), damit das Bestellwesen Fälligkeit und Skonto automatisch ableiten kann. Kennzeichne je Artikel den Haupt- und mindestens einen Alternativlieferanten – das ist bei Lieferausfall die entscheidende Information. Setze nicht mehr genutzte Lieferanten auf „Inaktiv“ statt sie zu löschen, und „Gesperrt“ (mit Grund) für Lieferanten, bei denen vorübergehend nicht bestellt werden soll. Trage bei Bescheinigungen immer das Gültigkeitsdatum ein – abgelaufene Freistellungs- oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind ein echtes Haftungsrisiko.

Rechtliche Anforderungen

Aufbewahrung: Lieferanten- und Vertragsunterlagen sowie Handelsbriefe sind aufzubewahren – empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege zehn Jahre (HGB §257, AO §147); die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres. Lösche beendete Lieferanten daher nicht, sondern setze sie auf „Inaktiv“/„Gesperrt“ und trage unter „Aufbewahren bis“ das Fristende ein; das Löschen ist gesperrt, solange die Frist läuft (nur reine, nie qualifizierte Datensätze oder abgelaufene Fristen sind löschbar). USt-IdNr. (§13b/§18e UStG): Bei ausländischen Lieferanten entscheidet die USt-IdNr. über den Steuerschuldner (Reverse Charge); die Nummer ist qualifiziert zu bestätigen und der Nachweis aufzubewahren – trage Prüfergebnis und -datum ein. E-Rechnung (§14 UStG, Wachstumschancengesetz): Im inländischen B2B musst du seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können; hinterlege E-Rechnungs-Adresse und Format. Bauabzugsteuer (§48 EStG): Bei Bauleistungen sind 15 % einzubehalten, wenn keine gültige Freistellungsbescheinigung des Lieferanten vorliegt – als Bescheinigung mit Nummer und Gültigkeit führen. Mindestlohn (§13 MiLoG): Wer Nachunternehmer beauftragt, haftet für deren Mindestlohn – Unbedenklichkeitsbescheinigung/Nachunternehmererklärung mit Gültigkeit ablegen. Lieferkette (LkSG/CSDDD): Auch wer nicht selbst unmittelbar pflichtig ist, wird als Zulieferer vertraglich in die Pflicht genommen (Selbstauskunft, Verhaltenskodex) – „Verhaltenskodex bestätigt am“ und ein Risiko-Kennzeichen helfen. Sanktionslisten: Bereitstellungsverbote (EU-VO 2580/2001, 881/2002) gelten auch beschaffungsseitig – Prüfdatum und Ergebnis festhalten. Lebensmittel: LMIV (EU 1169/2011) und Rückverfolgbarkeit „eine Stufe zurück“ (VO (EG) 178/2002 Art. 18) verbinden Lieferant, Artikel und Charge. GoBD: Konditionsänderungen müssen nachvollziehbar bleiben (Storno statt Löschen); „Angelegt von“/„Geändert von“ weisen Urheber und letzte Änderung aus.

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• Handel & LagerFür Handel/Lager: Artikel, Bestand, Wareneingang, Inventur, Bestellwesen — GoBD-konform.