Kundenstamm

Ansprechpartner, Standorte & Aktivitäten

Eine Firma hat mehrere Ansprechpartner (Einkauf, Buchhaltung, Disposition, Geschäftsführung) mit eigener Rolle und Nummer – pflege sie im Block Ansprechpartner. Rechnungs- und Lieferanschriften sowie Filialen mit Anlieferzeiten gehören in den Block Standorte. Gesprächsnotizen, Anrufe und Wiedervorlagen mit Fälligkeit hältst du im Block Aktivitäten fest – eine überfällige Wiedervorlage wird markiert.

Status & Kategorie

Der Status bildet den Lebenszyklus ab: Interessent (noch nicht gewonnen), Angebot offen (Chance aus dem Vertrieb), Aktiv (laufende Geschäftsbeziehung) und Inaktiv (ruhend). Bei Inaktiv hältst du den Grund fest (Preis, Qualität, Insolvenz, ruht). Die Kategorie ordnet den Kunden nach Segment ein und ist filterbar. Über die Liste findest du Kunden per Suche, Tab und Filter schnell wieder – auch die Kunden ohne Betreuer.

Kaufmännische Stammdaten & USt-IdNr.

Kundennummer, USt-IdNr., Steuernummer, Zahlungsziel, Zahlungsart, Preisgruppe und Kreditlimit sind die Basis, auf der nachgelagerte Module rechnen. Die Kundennummer wird beim Anlegen automatisch vergeben, wenn du keine einträgst. Für innergemeinschaftliche Lieferungen bestätigst du die USt-IdNr. qualifiziert (BZSt) und hältst Datum und Ergebnis fest.

Recht & Aufbewahrung

Kundenstammdaten, auf denen Rechnungen beruhen, sind Teil der Buchführung und aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO: Handelsbriefe 6, Buchungsbelege 10 Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres). Setze das Feld „Aufbewahren bis“ und schalte ausgediente Kunden auf Inaktiv, statt sie zu löschen – ein hartes Löschen vor Fristablauf ist gesperrt. Änderungen bleiben über „Geändert von / Angelegt von“ nachvollziehbar (GoBD). Firmendaten sind kein Personenbezug, Ansprechpartner und deren Kontaktdaten schon (DSGVO). Datum und Ergebnis der Sanktionslisten- und USt-IdNr.-Prüfung gehören ebenfalls an den Kunden.

Wer was sieht

Admin und Disponent legen Kunden an, bearbeiten sie, setzen den Status, weisen einen Betreuer zu und löschen (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist). Ein zugewiesener Betreuer darf seinen eigenen Kunden pflegen, auch ohne volle Verwaltungsrechte. Fahrer sehen den Kundenstamm schreibgeschützt – genug, um zu wissen, wohin sie fahren und wen sie anrufen.

Steckt in diesen Paketen

• Spedition — komplettFür Speditionen: Aufträge, Disposition, ePOD, Schäden, Fahrer & Zeiten in einem.
• HandwerksbetriebFür Handwerk & Facility: Kunden, Projekte, Termine, Wartung & Pflichtprüfungen (UVV/DGUV).
• Praxis & BefragungenFür Praxen/Institute: Fragebögen, Auswertung (Datencenter), Termine & Kontakte.