Dokumente
Hier verwaltest du alle Dokumente deines Betriebs revisionssicher an einem Ort und bearbeitest ein- und ausgehende E-Mails.
Live-Vorschau — echte Ansicht mit Beispieldaten
M13 · Dokumente
| Dateiname | Typ | Zieltyp | Gültig bis | Quelle | Hochgeladen |
|---|---|---|---|---|---|
| Wolf Spedition | In Arbeit | Offen | 7.6.2026 | Erledigt | 7.6.2026 |
| Roth Handel | Erledigt | In Arbeit | 18.6.2026 | Geprüft | 18.6.2026 |
| Meyer GmbH | Geprüft | Erledigt | 29.6.2026 | Offen | 29.6.2026 |
| Kraus Logistik | Offen | Geprüft | 10.7.2026 | In Arbeit | 10.7.2026 |
| Bauer & Co. | In Arbeit | Offen | 21.7.2026 | Erledigt | 21.7.2026 |
Kein Screenshot: dieselbe Oberfläche, die du im Betrieb bekommst.
Was du hier tust
Lade Dokumente hoch und gib Dateiname, Typ (z. B. Versicherung, Vertrag, Rechnung) und das Ziel an: "Allgemein" für den ganzen Betrieb oder ein konkretes Objekt (Fahrzeug, Mitarbeiter, Kunde, Lieferant, Projekt …) mit einer Ziel-Bezeichnung, damit im Detail ein Name statt einer Kennung steht. Setze "Gültig bis" und optional eine Zuständigkeit und einen Erinnerungs-Vorlauf, damit ablaufende Unterlagen rechtzeitig auffallen.
E-Mail-Eingang & -Ausgang
Im E-Mail-Eingang ordnest du neue Nachrichten zu: "Eingang zuordnen" verknüpft sie mit Modul und Datensatz, "Als übernommen markieren" schließt sie ab, "Ablehnen" verwirft sie mit Grund. Der Status zeigt dabei Offen, Zugeordnet, Übernommen oder Abgelehnt; im Ausgang siehst du, ob eine Mail In Warteschlange, Gesendet oder Fehlgeschlagen ist - eine fehlgeschlagene Mail kannst du neu in die Warteschlange stellen.
Eingangs-Postfächer
Unter "Eingangs-Adressen" legst du dedizierte Postfächer an, über die Mails automatisch in den Eingang laufen. Je Adresse hinterlegst du einen Zweck und optional eine Allowlist erlaubter Absender-Domains und -Adressen; mit "Aktivieren"/"Deaktivieren" schaltest du ein Postfach scharf oder stumm.
Tipps
Die Liste ist nach Typ gruppiert, das am frühesten ablaufende Dokument steht oben und ein abgelaufenes "Gültig bis" wird hervorgehoben - so erkennst du fällige Dokumente sofort. Über die Reiter und Filter (Sichtbarkeit, Status) findest du Dokumente, Eingang und Ausgang gezielt. Hochladen, Bearbeiten, Löschen und das Zuordnen von E-Mails sind Admin und Disponent vorbehalten; vertrauliche Personalunterlagen sieht nur, wer die Berechtigung "Vertrauliche Unterlagen lesen" hat.
Vertraulichkeit, Versionen & Aufbewahrung
Jedes Dokument ist standardmäßig "Nur Verwalter" - Verträge und Rechnungen sind also nicht automatisch für alle sichtbar. Erst mit "Sichtbarkeit ändern" gibst du es frei ("Freigegeben") oder machst es zu einer persönlichen Unterlage, die nur die betroffene Person selbst sieht. Personalakten und Gesundheitsnachweise (Art. 9) markierst du als vertraulich - sie bleiben einem gesonderten, eng berechtigten Kreis vorbehalten. Über die Kind-Liste "Fassungen" hältst du jede neue Version fest (die alte bleibt einsehbar), das "Zugriffsprotokoll" zeigt, wer ein Dokument geöffnet hat. Rechnungen und Belege bekommen automatisch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Rechnungen 8 Jahre nach §147 AO, Handelsbriefe 6 Jahre nach §257 HGB) und lassen sich bis dahin nicht löschen, sondern nur "ungültig setzen". Eingehende E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) werden erkannt und im Original archiviert.
Was drin ist
- Dokumente
- Dokument hochladen
- Gültigkeit verlängern
- E-Mail-Eingang
- Eingang zuordnen
- Eingang ablehnen
- E-Mail-Ausgang
- Ausgang
- Eingangs-Adressen
- Eingangs-Adresse anlegen
- E-Mail-Vorlagen
- E-Mail-Vorlage anlegen
- Dokument ungültig setzen
- Typ ändern
- Als zugeordnet markieren
- Als übernommen markieren
- Ablehnen
- Ablehnung bestätigen
- Erneut senden
- Aktivieren
- Deaktivieren
- Sichtbarkeit ändern
- Vertraulichkeit ändern
- Ungültig setzen
- Vorlage anlegen
- Vorlage bearbeiten
Steckt zusammen mit
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